Începând cu ianuarie 2025, această obligație va fi extinsă și asupra companiilor mici, aducând schimbări importante pentru întreg mediul de afaceri. În acest articol, vom explora ce presupune Declarația 406 și cum companiile mici se pot pregăti pentru noile cerințe.

Ce este Declarația 406 (SAF-T)

Declarația 406 este un document electronic complex, sub forma unui fișier XML, prin care companiile furnizează informații detaliate despre tranzacțiile și activitatea lor financiară către ANAF. Introducerea sistemului SAF-T urmărește transparentizarea tranzacțiilor economice și consolidarea unui cadru fiscal mai eficient, atât pentru autorități, cât și pentru contribuabili.

Fișierul SAF-T conține informații detaliate despre facturile emise și primite, plăți, încasări, stocuri și diverse rapoarte contabile. Aceste date permit autorităților să efectueze rapid verificări detaliate și să identifice posibile nereguli, fără să fie necesară prezența fizică a reprezentanților ANAF la sediul companiei.

Ce trebuie să știe companiile mici despre obligația de depunere a Declarației 406

Obligația de depunere a Declarației 406 a fost introdusă în 2022 pentru companiile mari și extinsă în 2023 la companiile medii. Din ianuarie 2025, și companiile mici vor trebui să o depună.

Aceasta presupune colectarea datelor într-un format predefinit, completarea fișierului XML și transmiterea periodică (lunar, trimestrial sau anual), în funcție de categoria fiscală și activitatea companiei. Întârzierile sau raportările incomplete pot atrage sancțiuni și controale suplimentare de la ANAF.

Ce conține Declarația SAF-T

Declarația 406 conține informații detaliate despre activitatea economică a unei companii. Aceasta trebuie să includă informații financiare și contabile complexe, printre care:

• facturile emise și primite;

• detalii despre clienți și furnizori;

• plăți și încasări;

• stocuri;

• detalii contabile;

• informații despre mijloacele fixe.

Cum pot companiile mici să depună Declarația 406 mai ușor

Implementarea SAF-T poate fi o provocare, dar utilizarea unui software ERP adaptat cerințelor ANAF poate simplifica semnificativ procesul de raportare.

Soluțiile software precum cele oferite de SCRIBSOFTWARE sunt proiectate să ajute companiile să gestioneze complexitatea cerințelor SAF-T, prin generarea automată a fișierului XML și transmiterea acestuia către ANAF. O platformă ERP potrivită poate gestiona datele contabile într-un mod standardizat, astfel încât acestea să fie în formatul corect și să includă toate informațiile necesare conform reglementărilor în vigoare.

Când și cum se depune Declarația 406

Firmele trebuie să respecte termenele de raportare specifice. În general, depunerea se face lunar sau trimestrial, în funcție de înregistrarea în scop de TVA:

• lunar – pentru companiile înregistrate în scop de TVA cu raportare lunară;

• trimestrial – pentru companiile cu raportare trimestrială de TVA;

• anual – pentru anumite secțiuni ale declarației, precum secțiunea de active, unde raportarea se face anual odată cu situațiile financiare.

Transmisia fișierului SAF-T se face exclusiv online, prin platforma ANAF, fiind necesară și semnătura electronică calificată pentru validarea documentului.

Așadar, obligația de a depune Declarația 406 reprezintă un pas semnificativ în procesul de digitalizare fiscală din România, și, deși poate părea o provocare, poate deveni o oportunitate pentru companiile mici de a-și moderniza procesele contabile. În acest context, pregătirea din timp și adoptarea unei soluții eficiente de raportare sunt esențiale.

Cod 3197