Cu arhiva existentă doar în format fizic și cu mult timp pierdut de angajați între birouri, Serviciul de Ambulanță Județean Arad își propune să scape de aceste probleme, printr-un proiect cu finanțare europeană, prin Planul Național de Redresare și Reziliență. Banii nerambursabili vor aduce la SAJ atât echipamente fizice – precum servere, laptopuri, calculatoare, imprimante sau sisteme de supraveghere video – cât și elemente de software, care vor ajuta la digitalizarea unor departamente precum farmacia, resursele umane sau gestionarea stocurilor.

Conform caietului de sarcini încărcat în Sistemul Electronic de Achiziții Publice, o problemă semnificativă cu care se confruntă Serviciul de Ambulanță Județean Arad este cea a recepționării și eliberării în format fizic a documentațiilor care fac obiectul competențelor exclusive, respectiv dificultatea centralizării datelor, lucruri de duc la timpi mari de răspuns la anumite solicitări, sau timpi mari de prelucrare a datelor și obținere a informațiilor. Practic, în cele mai multe cazuri sistemul presupune ca funcționarii să „se plimbe” între compartimente și arhivă, pentru identificarea unor răspunsuri conexe sau documente mai vechi, fapt ce duce evident la pierderea de timp și la ineficiența activității angajaților din birouri.

Prin proiectul finanțat prin PNRR se vor achiziționa atât echipamente hardware, cât și software și servicii de configurare a programelor, respectiv de punere în funcțiune a sistemelor. În baza contractului se vor oferi și servicii de arhivare electronică a documentelor, ce va consta în determinarea documentelor care urmează să fie arhivate electronic, respectiv arhivarea electronică propriu-zisă a unui volum de documente din arhiva fizică, ce va însuma cel puțin 130 de mii de pagini A4 sau A3. „Prin folosirea unei soluții informatizate de gestiune a documentelor, timpii de regăsire a informației scad cu cel puțin 50%, iar aprobarea documentelor poate fi urmărită în timp real”, se arată în caietul de sarcini.

Tot în baza contractului ce urmează să fie semnat va fi realizat și un nou site web al Serviciului de Ambulanță Județean, termenul de realizare a acestuia fiind de 90 de zile de la data semnării contractului. Vor fi digitalizate și alte domenii, precum gestiunea stocurilor, contabilitatea financiară, resursele umane, sau partea de farmacie și decomisionarea produselor farmaceutice. În cadrul proiectului finanțat prin PNRR vor fi achiziționate și șase laptopuri, 30 de computere PC All in One, un videoproiector, 15 imprimante multifuncționale A4, o imprimantă A3, un server pentru arhiva electronică, un scanner pentru arhivarea documentelor, peste 30 de unități UPS (surse de alimentare neîntreruptibilă), 10 tablete profesionale, prelungitoare, servere de stocare și alte echipamente necesare.

Pentru cele 10 substații aflate în administrarea SAJ Arad vor fi achiziționate sisteme de supraveghere ce vor însuma 70 de camere video, ce vor fi legate la o stație de monitorizare. Tot pentru cele 10 substații va fi achiziționat și un sistem de control al accesului, ce va permite gestionarea și monitorizarea accesului în zonele securizate.

Datele din Sistemul Electronic de Achiziții Publice arată că SAJ așteaptă ofertele până pe 12 mai 2025. Procedura de achiziție este împărțită în două loturi – unul ce vizează partea de software și altul care vizează partea de hardware. Conform caietului de sarcini, termenul de implementare a contractului este de maximum 6 luni de la semnarea acestuia și cu prinde etapele de livrare și instalare, implementare, configurare, instruire și testare, retrodigitizarea documentelor, respectiv punerea în funcțiune și recepția finală. Pentru echipamentele hardware este disponibilă suma de 1.493.407 lei fără TVA, iar pentru software suma de 1.334.186 lei, toți fiind bani europeni nerambursabili.